hotelvak.be
EN
Platform on hotel management, interior design and design in Flanders
Een hotelteam beweegt mee met bezetting, evenementen, seizoenen en lastminutewijzigingen. Die flexibiliteit is commercieel noodzakelijk, maar maakt personeelsadministratie ook foutgevoelig.
Ariane Hotel in Ieper bracht planning, beschikbaarheden, tijdregistratie, Dimona-aangiftes en loonvoorbereiding samen in één digitaal systeem. Het resultaat: minder administratie, meer overzicht en een sterkere positie bij controles.
Het familiaal gerunde viersterrenhotel telt 62 kamers, een restaurant en een tuinterras. In totaal werken er zestig medewerkers: dertig vaste krachten, vijftien flexijobbers en vijftien jobstudenten, verdeeld over receptie, keuken, zaal en housekeeping. Net die mix maakte een sluitende planning onmisbaar.
In het verleden werden beschikbaarheden via e-mail opgevraagd en vervolgens in Excel verwerkt. Gepresteerde uren stonden op papieren fiches, wijzigingen in Dimona moesten manueel worden ingevoerd en ook de voorbereiding van de loonverwerking vergde veel handwerk. Volgens mede-eigenares Natasja Feliers nam de personeelsplanning daardoor wekelijks twee tot drie werkdagen in beslag.
Een onbedoelde fout in een Dimona-aangifte leidde in 2019 tot een sanctie van de sociale inspectie. Voor Ariane Hotel was dat het moment om de bestaande werkwijze grondig te evalueren. Met Strobbo zette het hotel vervolgens stap voor stap de omschakeling naar een meer geïntegreerde en digitale personeelsadministratie in. Beschikbaarheden van flexibele medewerkers worden sindsdien in het systeem verzameld, waarna de planning centraal wordt opgebouwd. Ook verlofaanvragen, Dimona-aangiftes en gepresteerde uren worden er beheerd. Jobstudenten kunnen hun dagcontract ondertekenen wanneer ze inklokken en vinden hun gegevens terug in de app. Daardoor hoeft informatie niet langer tussen e-mails, spreadsheets, fiches en afzonderlijke toepassingen te worden overgenomen.
De tijdswinst is volgens Feliers aanzienlijk. “Vroeger was ik per week twee tot zelfs drie werkdagen bezig met de personeelsplanning. Nu is dat nog twee dagen per maand. Maar minstens even belangrijk is de rust die een geïntegreerde werkwijze brengt: gegevens staan op één plaats, afwijkingen worden sneller zichtbaar en de kans op manuele fouten verkleint gevoelig.”
Digitalisering levert niet alleen administratieve winst op. Ariane Hotel gebruikt het systeem ook om de geplande loonkosten per dag te bekijken en het aantal ingeplande medewerkers naast de omzet te leggen. Zo wordt personeelsplanning een operationeel stuurinstrument: het hotel kan achteraf analyseren waar de bezetting goed zat en waar bijsturing nodig is. De implementatie gebeurde bewust in fases. Het hotel begon met tijdregistratie en nam later bijkomende functies en modules in gebruik. Die aanpak verlaagde de drempel voor medewerkers en maakte het mogelijk om processen op het eigen tempo te professionaliseren.
Een sociale inspectie hoeft geen improvisatieoefening te zijn. Hotels doen er goed aan om personeelsgegevens, uurroosters, geregistreerde prestaties, Dimona-aangiftes, contracten en afwijkingen consequent en snel raadpleegbaar te houden. Een geïntegreerd systeem helpt om die informatie te centraliseren en vermindert het risico op tegenstrijdige of ontbrekende gegevens. In een Strobbo Inspiration Session bespreekt Sofie De Keersmaecker van SD Worx hoe horecaondernemers zich praktisch op een sociale inspectie kunnen voorbereiden.
Ook de aangekondigde verplichting rond arbeidstijdregistratie verdient aandacht. De federale regering heeft de intentie uitgesproken om vanaf 1 januari 2027 een objectief, betrouwbaar en toegankelijk registratiesysteem verplicht te maken voor werkgevers. De precieze wettelijke uitwerking is evenwel nog niet volledig definitief. Strobbo meldt dat uitzonderingen, soepelere regels en de vraag of registratie verplicht digitaal moet gebeuren nog nader moeten worden vastgelegd.
Maar hotels hoeven niet te wachten op elk uitvoeringsdetail. Wie nu al controleert of begin- en eindtijden, overuren, afwijkingen en prestaties van vaste én flexibele medewerkers correct worden geregistreerd, bouwt tegelijk aan compliance, een vlottere loonverwerking en betere personeelssturing.
