hotelvak.be
EN
Platform on hotel management, interior design and design in Flanders
Van één week naar één dag werk
In een hotel draait alles om timing. Van ontbijtservice tot nachtshift, van events tot restaurantdrukte: de planning van medewerkers is een complexe puzzel die elke dag opnieuw gelegd moet worden. Bij Van der Valk Gent werd die uitdaging enkele jaren geleden bijzonder tastbaar. Sinds 2023 werkt het hotel daarom met het personeelsplanning- en tijdregistratieplatform Strobbo. Dat veranderde de manier waarop het hotel zijn personeelsbeheer organiseert ingrijpend.
“Toen ik hier in 2023 begon, werkten we met verschillende systemen die niet met elkaar communiceerden”, vertelt Laure De Winde, hr-verantwoordelijke bij Van der Valk Gent. “Dat zorgde voor enorm veel manueel werk en een grote foutenmarge.”
De omvang van het personeelsbestand maakt de uitdaging duidelijk. Het hotel telt ongeveer 160 vaste medewerkers, aangevuld met 300 tot 400 dagcontracten per maand voor flexi-jobbers en tijdelijke krachten. “Een hotel is een 24/7-business”, zegt De Winde. “Mensen werken op alle mogelijke momenten. Dat maakt planning en administratie bijzonder complex.” Voor de invoering van het nieuwe systeem betekende dat ook dat veel gegevens manueel moesten worden verwerkt. Vooral de loonverwerking aan het einde van de maand leidde tot stressvolle momenten: “Ik moest alle gewerkte uren letterlijk manueel overtypen voor honderden medewerkers. Dat waren echt slapeloze nachten.”
De oplossing kwam er met Strobbo dat de personeelsplanning en tijdregistratie automatiseert en rechtstreeks koppelt aan het sociaal secretariaat SD Worx. Daardoor zijn planning, tijdregistratie en loonadministratie naadloos met elkaar verbonden. Het resultaat is een enorme tijdswinst. “Waar de loonverwerking vroeger ongeveer een week in beslag nam, doen we dat nu in één dag”, zegt De Winde. “Dat maakt een enorm verschil.”
Ook verplichte Dimona-aangiftes verlopen automatisch via Strobbo. Daardoor zijn administratieve fouten veel minder waarschijnlijk en kunnen hr-verantwoordelijken zich meer focussen op hun kerntaken.
Flexibiliteit is essentieel in de horecasector. Last minute wijzigingen, ziekte of onverwachte drukte zijn dagelijkse realiteit. Volgens De Winde helpt het systeem om daar sneller op in te spelen: “Als iemand last minute uitvalt en een vervanger komt werken, kan die zich meteen registreren in Strobbo. De aangifte naar de sociale zekerheid gebeurt automatisch, ook als ik zelf niet aanwezig ben.”
Bovendien spelen de medewerkers zelf een actieve rol. Flexi-jobbers en tijdelijke krachten kunnen hun beschikbaarheid aangeven in het systeem, waarna planners meteen zien wie inzetbaar is. Daarnaast kan het hotel ook ‘open shifts’ uitsturen naar medewerkers wanneer er onverwacht extra personeel nodig is: “Dan sturen we eigenlijk een oproep naar iedereen die op de desbetreffende afdeling ingeschreven staat. Mensen kunnen dan zelf aangeven dat ze die shift al dan niet willen opnemen.”
Naast planning en administratie biedt het platform ook inzichten via dashboards en rapportages. Managers kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel uren gepland waren, hoeveel effectief gewerkt werd en hoeveel ziekteverzuim er was. “Managers kunnen dat per afdeling bekijken, terwijl ik het op bedrijfsniveau kan opvolgen”, legt De Winde uit.
Die inzichten helpen om beter te begrijpen waar pieken en dalen zitten in de personeelsbezetting. Toch blijft planning in een hotelomgeving deels onvoorspelbaar. “We hebben een soort vaste basisbezetting, maar daarnaast zijn er altijd pieken. Denk aan events, sportploegen of grote groepen die hier verblijven. Dat creëert extra dynamiek in de planning.”
Hoewel efficiëntie belangrijk is, blijft ook het welzijn van medewerkers een prioriteit binnen de organisatie. “Work-lifebalance is voor ons heel belangrijk”, zegt De Winde. “Mensen kunnen aangeven wanneer ze bijvoorbeeld een familiefeest of dagje vrij hebben. Daar proberen we dan rekening mee te houden.”
Volgens haar toont de digitalisering van personeelsplanning hoe technologie de dagelijkse werking van een hotel kan versterken. “Strobbo geeft ons rust en overzicht”, besluit De Winde. “We kunnen sneller schakelen en tegelijk correct blijven werken.”
